Katusha: l'assistente AI che ha trasformato la gestione delle email di MMC Innovation

Quando uno studio di consulenza tecnica come MMC Innovation riceve decine di email al giorno da clienti, fornitori, enti pubblici e partner, il rischio più grande non è perdere una mail… è perdere **tempo prezioso** per capire cosa farne. Prima dell'automazione, ogni email richiedeva: - lettura attenta - ricerca manuale nel CRM - creazione di cartelle su Register - inserimento dati nel database - assegnazione al consulente giusto Ore di lavoro amministrativo ogni settimana, con il rischio costante di errori umani. **Oggi tutto questo è automatizzato.** Ho progettato e implementato per MMC Innovation un sistema intelligente basato su **n8n** (in esecuzione su una VPS blindata e accessibile solo via Tailscale) e un modello **Gemma 4** che gira in locale sul loro Mini PC da 128 GB di RAM (condivisi con la VRAM). Il risultato è **Katusha**, l'assistente operativa interna dello studio. ## Come funziona 1. **Arriva un'e-mail** nella casella di posta elettronica 2. Il workflow n8n la intercetta 3. Katusha (l'agente AI) legge l'oggetto, il mittente e il contenuto 4. Grazie a una serie di tool specializzati, l'AI decide in pochi secondi cosa fare: - È spam o irrilevante? → spostata automaticamente nella cartella "SPAM da controllare" - È una comunicazione generica di un cliente esistente? → archiviata nella cartella del cliente - È una nuova richiesta di progetto? → crea automaticamente il cliente (se nuovo), il progetto, l'interlocutore, genera le cartelle su Register e sposta la mail al posto giusto - Serve assegnare il progetto a un consulente? → inserisce l'assegnazione nel database e notifica il Lead/Supporto 5. Il team riceve una notifica pulita e contestualizzata via email (solo quando serve) Tutto avviene **senza che nessuno debba toccare la posta manualmente**. ## L'architettura tecnica - **Orchestrazione**: n8n (self-hosted) con decine di workflow collegati (main + tool dedicati + sub-workflow) - **Intelligenza**: Gemma 4 in locale via Ollama → zero costo di API, zero rischio di dati sensibili che escono dall'azienda, risposta rapidissima - **Database**: PostgreSQL per gestire clienti, progetti, interlocutori e assegnazioni staff - **Email server**: Register.it con creazione dinamica di cartelle - **Sicurezza**: VPS accessibile solo via Tailscale + misure aggiuntive di hardening. Nessun dato sensibile esposto Il sistema è modulare: ogni "Tool" è un workflow separato (crea cliente, crea progetto, sposta mail, assegna persona, elimina entità, ecc.) e l'agente Katusha decide quale chiamare tramite tool-calling. Questo rende il flusso estremamente robusto e facile da estendere. ## I risultati concreti - **Tempo risparmiato**: ore di lavoro amministrativo trasformate in minuti - **Zero dispersione**: ogni mail finisce nella cartella corretta e nel database - **Assegnazioni automatiche**: i consulenti vengono notificati solo quando serve davvero - **Privacy e controllo totale**: l'AI gira in casa, su hardware dello studio - **Scalabilità**: il Mini PC ospita già altre automazioni e modelli AI senza problemi In pratica, Katusha ha trasformato una delle attività più noiose e ripetitive di uno studio professionale in un processo fluido, tracciabile e quasi invisibile per il team. ## Perché ha funzionato così bene Perché non ho creato "un bot che risponde alle email". Ho creato un **sistema operativo per la posta** che parla la stessa lingua dello studio: codici cliente/progetto, assegnazioni, cartelle Register, database interno. E soprattutto: è stato progettato **insieme** al cliente, con un'attenzione maniacale ai flussi reali di MMC Innovation. Se anche tu hai uno studio tecnico, di consulenza o professionale e sei stanco di passare metà giornata a "sistemare la posta", questo è il tipo di automazione che cambia davvero la vita.